Importer ses employés grâce à notre template *.CSV

Nous allons voir comment réaliser l'import de tous les employés de votre entreprise rapidement grâce à la fonctionnalité "Import par CSV".

Se rendre sur l'espace ajout d'employés

Rendez-vous dans l'onglet "Votre équipe" accessible depuis la barre latérale de navigation, ou cliquez sur ce lien.
Cliquez ensuite sur "Ajouter un employé" ou sur le sous-onglet "Ajout d'employés" et sélectionnez "Ajout par lot (*.csv)".

Obtenir le template de Valala

Pour limiter les erreurs lors de l'import de vos employés, nous mettons à votre disposition un template de fichier excel à remplir puis à téléverser MyValala. Vous pouvez le télécharger sur la première page du processus d'import ou ici.

Ouvrez ensuite ce fichier, nous vous conseillons vivement de l'importer dans Google Sheets si vous n'avez pas de logiciel adéquat. 
Si vous n'utilisez pas Google Sheets, vous pouvez passer la partie suivante.

Import sur Google Sheets (optionnel mais recommandé)

1. Rendez-vous sur Google Sheets.
2. Cliquez sur "feuille de calcul vierge".
3. Sur la nouvelle page qui s'affiche, allez dans Fichier > Importer, puis sélectionnez le template que vous venez de télécharger.
    

4. Lorsque la fenêtre ci-dessous s'affiche, conservez "Remplacer la feuille de calcul".


 

Compléter votre fichier

Une fois votre fichier ouvert ou importez, il ressemble à ceci.

Les seuls colonnes à remplir obligatoirement sont celles du Prénom, du nom et de l'email.

Vous pourrez modifier ou compléter les informations de vos employés directement depuis MyValala une fois ceux-ci importés. 

Exporter votre tableau au bon format

Que vous utilisiez Google Sheets, Excel ou un autre logiciel, vous devez exporter votre fichier au format CSV qui signifie Comma Separated Values (Valeurs séparées par des virgules). Si votre logiciel vous propose des séparations avec des points ou autre caractère, veuillez ne sélectionnez que "virgule" sinon l'import de votre fichier ne fonctionnera pas. 

Sur Google Sheets, la procédure est simple : Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules.

Importer votre fichier complété sur MyValala et corriger les erreurs

Une fois votre fichier enregistré sur votre ordinateur, revenez sur la page où vous étiez sur MyValala et téléversez votre fichier CSV dans l'encart prévu à cet effet. Vous devriez voir s'afficher le tableau ci-dessous. 

Vérifiez le statut de chaque colonne à droite de votre écran, si elles sont toutes vertes et que les noms de la colonne du fichier correspond aux noms de la propriété Valala, vous pouvez valider l'importation de vos fichiers en cliquant sur suivant. 
 

Erreurs lors de l'import

Si l'une ou plusieurs cellules Statut sont rouges : 

• vous avez essayé d'importer un document qui n'est pas issu de notre template.
• vous n'avez pas respecté certains formats de cellules, notamment les dates au format JJ/MM/AAAA.
• vous avez modifié l'ordre des colonnes dans le document, auquel cas vous devez sélectionner le bon nom de la colonne du fichier en fonction de la propriété Valala qui s'affiche à sa gauche.

Si cela ne fonctionne toujours pas, écrivez nous depuis le bouton Aide en bas à droite de votre écran, nous essayerons de résoudre cela ensemble.

Attribuer et modifier les employés

Enfin, une liste de vos employés importés vous est présentée avec la possibilité, depuis la colonne action :

• d'attribuer un appareil à votre employé si celui-ci est déjà présent dans votre inventaire
• de modifier ou de supprimer votre employé 

Une fois que vous avez terminé vos modifications, vous pouvez cliquer sur "Confirmer" pour valider l'enregistrement de ces employés dans l'application.